GOURMET: gestione ristorazione

Si tratta di una procedura destinata alla gestione completa di esercizi quali:

• Ristoranti

• Pizzerie

• Gelaterie

• Pub

• Birrerie

• Circoli

• ...

e quanto altro abbia a che fare con la ristorazione.

GOURMET è un sistema modulare, cioè perfettamente configurabile sulle effettive esigenze del Cliente. Il modulo base prevede la possibilità di gestire completamente i tavoli fino all'emissione del documento fiscale, compresa la stampa di scontrino fiscale, qualora il sistema preveda la presenza di un misuratore fiscale adeguato.

Questa configurazione consente al cliente di sopperire a tutti gli obblighi fiscali, avendo, rispetto ad un semplice registratore di cassa, in più a disposizione tutti i dati statistici e gestionali che solo un sistema computerizzato può fornire.

Inoltre già il modulo base prevede la gestione di tutti i tipi di conto di cui tratteremo più avanti, la gestione del magazzino, la gestione del cliente.

A questa situazione base può essere aggiunto il modulo di gestione delle stampanti remote, per potere ottenere direttamente nei punti di preparazione la stampa delle comande.

Per potere avere il massimo dell'automazione dell'esercizio, potrà essere aggiunto anche il modulo di gestione della raccolta degli ordini per mezzo di strumenti informatici, siano essi penne ottiche, terminali pen-based o terminali radio.

Con quest'ultimo modulo il cameriere potrà raccogliere direttamente le ordinazioni al tavolo e ottenere con un'unica operazione l'invio della comanda nel punto di preparazione adeguato e l'addebito della stessa sul tavolo indicato, per qualunque elaborazione successiva. Il cameriere potrà inoltre, direttamente da penna, inviare un comando di stampa per ogni tipo di conto gestito nella procedura, chiudendo automaticamente il tavolo e velocizzando di conseguenza il servizio.

Ovviamente la combinazione dei diversi moduli e i tempi di installazione di ognuno di essi sono del tutto liberi: in qualunque momento è possibile effettuare un upgrade della procedura verso una configurazione superiore, senza compromettere in alcun modo i dati inseriti o l'operatività acquisita, se non introducendo situazioni migliorative e semplificative.

La procedura GOURMET è stata studiata e realizzata tenendo conto delle esigenze che normalmente risultano essere di prioritaria importanza in questo genere di attività:

• VELOCITA' DEL SERVIZIO
• SICUREZZA DELLA FASE DI INCASSO
• MIGLIORAMENTO DELL'EFFICIENZA DEL SERVIZIO
• CONTROLLO DELLA SITUAZIONE DEL LOCALE

Il programma nasce per essere utilizzato in ambiente WINDOWS e di tale ambiente sfrutta a pieno le caratteristiche, sia da un punto di vista grafico, sia da un punto di vista operativo. E' importante notare soprattutto questo secondo aspetto.

Sfruttando la possibilità data dal sistema operativo WINDOWS, le operazioni di input/output da/verso dispositivi esterni, normalmente collegati su linea seriale, sono gestite indipendentemente dalla procedura principale e sono da questa svincolate.

Questo consente di operare la raccolta degli ordini per mezzo degli strumenti collegati, sia che si tratti di penne ottiche, terminali pen-based o terminali radio, senza doversi preoccupare di che cosa l'operatore sta facendo sulla procedura.

Il risultato di raccolta dell'ordine e di smistamento verso i punti di preparazione sarà comunque ottenuto, anche se l'operatore sta effettuando un conto o sta effettuando un carico di magazzino.

Vediamo meglio il dettaglio della parte operativa che interessa direttamente la gestione quotidiana dell'esercizio di ristorazione.

Innanzi tutto va precisato che ogni utilizzatore può caricare la struttura del proprio locale in maniera molto dettagliata:

• assegnazione di un numero identificativo per ogni tavolo
• assegnazione di ogni tavolo ad una sala
• indicazione per ogni tavolo del numero di coperti possibili

Inoltre, per ogni sala è possibile andare a definire la disposizione fisica dei diversi tavoli all'interno dello spazio disponibile.

Date le possibilità che la procedura offre :

• dimensione del tavolo (piccolo - medio - grande)
• orientamento del tavolo (orizzontale - verticale)
• posizionamento del tavolo nella sala

Ognuno dei tavoli potrà assumere una differente colorazione in base allo stato in cui si trova:

• VERDE          = TAVOLO LIBERO
• ROSSO          = TAVOLO OCCUPATO
• GIALLO        = TAVOLO CHE "SI STA LIBERANDO"
• AZZURRO    = TAVOLO PRENOTATO

Come è facile immaginare, una vista così strutturata, per ognuna delle sale gestite, consente al personale di avere sempre sotto controllo la disponibilità del locale, il grado di riempimento e la disposizione dei clienti.

L'utilizzo delle icone e dei colori rende la consultazione di queste informazioni estremamente efficace e immediata.

Questa "immagine" e' il punto di partenza per qualunque elaborazione successiva, e quindi risulta essere sempre disponibile all'operatore.

Da qui è possibile selezionare il tavolo su cui si desidera operare, o indicandone il numero identificativo o semplicemente selezionandolo con l'aiuto del mouse.

Le operazioni possibili sono:

• inserimento di nuove portate e invio in stampa delle stesse

• visualizzazione delle informazioni statistiche sul tavolo

• spostamento di comande da un tavolo ad un altro

• gestione del conto del tavolo

• visualizzazione/stampa di dati statistici

Come si vede chiaramente dalle figure seguenti, il sistema è stato studiato per trarre il massimo beneficio dall'utilizzo di un touch screen nella fase di inserimento manule delle comande o nella fase di gestione del conto. 

Sono sempre disponibili a video 24 liste personalizzabili. Alla selezione di ognuna di esse vengono resi disponibili 104 prodotti (a gruppi di 26 per volta) associati ad altrettanti pulsanti, che consentono all'operatore una rapida e sicura selezione delle portate e/o delle loro varianti. La possibilità di associare un colore ad ogni portata facilita enormemente la fase di identificazione dei prodotti nelle diverse liste.

In caso di necessità il sistema mette a disposizione la possibilità di inserire righe (prodotti, varianti di prodotti, messaggi, ... ) nel punto esatto della comanda in cui l'operatore desidera inserirle.

Semplicemente cliccando con il mouse o toccando con il dito sul codice di un prodotto, si ottiene immediatamente la lista delle sue varianti.

Semplicemente cliccando con il mouse o toccando con il dito sulla quantità ordinata di un prodotto, si ottiene immediatamente la possibilità di modificarla, potendola stornare in modo parziale o totale, o potendone aggiungere all'ordine.

GESTIONE ORDINAZIONI

Vale la pena di soffermarsi un attimo sulla fase di conto, che normalmente rappresenta il collo di bottiglia della gestione di un esercizio di ristorazione.

Nella procedura GOURMET l'operatore ha sempre la possibilità di generare tutti i tipi di conto che si possono rivelare necessari:

• CONTO VELOCE (dal richiamo del tavolo è sufficiente indicare il tipo di documento che si desidera ottenere, con la semplice pressione di un tasto o con un click del mouse)

• GESTIONE DEGLI SCONTI O DEL SERVIZIO (è possibile ottenere una gestione sia dello sconto che del servizio sia come indicazione di una percentuale che come introduzione di un valore. Ovviamente è possibile impostare una situazione standard che risulti automaticamente impiegata se non vengono introdotte variazioni. Tale situazione, che identifica in pratica un certo trattamento da riservare al Cliente, può essere anche derivata dall'identificazione del Cliente stesso, eventualmente ottenuta che l'ausilio di tessere di riconoscimento (soprattutto nel caso di convenzioni aziendali o nella gestione di circoli)

• GESTIONE DEL TICKET RESTAURANT (il sistema prevede la possibilità di inserire il pagamento totale o parziale a mezzo di ticket restaurant nei due seguenti modi):

  • - in modo rapido con la semplice introduzione dell'importo relativo al ticket

  • - in modo dettagliato, con l'indicazione della società emettitrice del ticket stesso, e con i dati necessari per ottenere, di solito a fine mese, una fattura riepilogativa per la richiesta del rimborso

• GESTIONE DEI DOCUMENTI IN SOSPESO (si ha anche la possibilità di indicare l'emissione di ricevute fiscali o fatture non pagate, a fronte normalmente di convenzioni con aziende. Il sistema provvede a generare, di solito a fine mese, una fattura riepilogativo dei documenti emessi, per ottenere la liquidazione del credito sospeso)

• GESTIONE DELLA DIVISIONE MATEMATICA DEL CONTO (questa funzionalità risulta di particolare importanza quando è necessario dividere il conto tra i commensali, ottenendo per ognuna delle parti un documento fiscale).

Tra le potenzialità della procedura vanno inoltre ricordate le seguenti:

• EMISSIONE DI UNO SCONTRINO FISCALE (in caso di attivazione di un collegamento con misuratori fiscali collegabili)

• EMISSIONE DI UN PRECONTO (cioè di un documento provvisorio, non fiscale, che possa essere trasformato in documento fiscale in un secondo tempo. Questo risulta essere di fondamentale importanza nella gestione di situazioni particolari, come per esempio le seguenti):

  • grosse tavolate in cui i commensali devono dividere la spesa in modo singolo, ma in cui non sia sufficiente un unico documento fiscale

  • situazioni in cui al momento della richiesta del conto non sia stato deciso il tipo di documento desiderato, tra ricevuta e fattura

  • etc. ...

• EMISSIONE DI UN CONTO DI PROVA (che non provvede a liberare il tavolo, bensì dà la possibilità di valutare la situazione del tavolo in oggetto, emettendo un documento che andrebbe a rispecchiare in maniera fedele il conto che si otterrebbe con le consumazioni fino ad ora inserite).

GESTIONE CONTO

Un punto fondamentale nella filosofia di GOURMET è quello che riguarda la sicurezza dell'incasso.

Infatti, l'esperienza maturata sul campo ci insegna come normalmente siano molte le dimenticanze in fase di conto (bevande, caffè, dolci, ... non addebitate perché non riportate sul biglietto riepilogativo delle ordinazioni di un tavolo).

Tale fenomeno, ovviamente, si amplifica con l'aumentare della dimensione del locale e con l'aumentare della mole di lavoro svolto.

Questo problema viene risolto in maniera automatica nel momento in cui ogni uscita di prodotto dai punti di preparazione avvenga sempre e solo come conseguenza di un ordine derivante dal sistema GOURMET.

Nel momento in cui l'ordinazione compare come stampa nel punto di preparazione, la stessa ordinazione risulta già addebitata al tavolo indicato, senza possibilità di errore o di dimenticanza.

In questo modo viene drasticamente ridotta l'entità di uno dei problemi fondamentali che storicamente affliggono un esercizio di ristorazione.

Un altro aspetto che non deve assolutamente essere trascurato nella valutazione dei vantaggi che l'adozione di un sistema come GOURMET, è la velocità e il miglioramento della qualità del servizio che non possono non derivare dall'utilizzo di strumenti avanzati come quelli che proponiamo.

Velocità che deriva soprattutto da:

• camerieri che non devono più preoccuparsi di distribuire personalmente le ordinazioni ai vari punti di preparazione.

• comande leggibili e dettagliate

• facilitazione nella emissione del conto.

Miglioramento della qualità del servizio che deriva soprattutto da:

• maggiore disponibilità del cameriere presso il Cliente, non dovendo più distribuire le comande.

• migliore utilizzo del personale, demandando solo a chi presenta una maggiore esperienza o capacità il rapporto diretto con il cliente

• facile gestione dell'ordine con cui devono essere gestite le comande.

• possibilita' di usufruire di strumenti automatici per la gestione di prenotazioni.

Non si dimentichi come il sistema GOURMET sia completato anche da una dettagliata gestione di magazzino, che consente di tenere sotto controllo le scorte di materie prime e le uscite dei prodotti finiti, consentendo anche, eventualmente, una gestione della distinta base dei prodotti finiti.

GESTIONE MAGAZZINO

Nella fase di analisi e di sviluppo della procedura GOURMET, insieme agli aspetti operativi, non si è mai perso di vista anche il traguardo di realizzare un prodotto che possa essere di facile installazione e manutenzione da parte del personale tecnico che dovrà occuparsi di queste fasi.

Infatti il sistema è dotato di una serie di procedure che consentono una facile definizione dei parametri operativi, sia per quanto riguarda la struttura hardware su cui il sistema dovrà lavorare, sia per quanto riguarda la definizione delle modalità operative della procedura.

La scelta accurata dei componenti hardware consigliati, la disponibilità dei parametri necessari per la loro configurazione, gli schemi necessari per il loro collegamento fisico, la disponibilità di un manuale operativo della procedura, permettono di ridurre al minimo la necessità di interventi seguenti all'installazione, e soprattutto evitano il ricorso ad "improvvisazioni" da parte dell'installatore, per sopperire a carenze di documentazione in fase di configurazione della procedura.

Per la procedura GOURMET sono disponibili i seguenti moduli aggiuntivi:

• MODULO DUPLICAZIONE DATI - consente al gestore di ottenere, in tempo reale, una copia di backup dei dati della procedura su una macchina collegata in rete alla macchina di servizio, senza intralciare né rallentare in alcun modo il servizio stesso ed in modo totalmente trasparente al personale.

• MODULO CONTROLLO STORNI - consente al gestore di ottenere un totale controllo sulle operazioni di storno (da tastiera e/o da penna) effettuate dal personale di servizio, esclusivamente tramite password di accesso ai dati.

• MODULO FATTURAZIONE DIFFERITA - consente una gestione delle fatture differite molto più approfondita rispetto al modulo standard presente nella procedura, fino alla generazione automatica su supporto magnetico di eventuali ricevute bancarie.

• MODULO PRENOTAZIONI - consente la gestione in tempo reale delle prenotazioni durante il servizio, variando a video lo stato dei tavoli in base ai dati di prenotazione inseriti per gli stessi.

Si tratta ovviamente di moduli software perfettamente integrati nella procedura stessa, in grado di estenderne e migliorarne le funzionalità di base.

Di GOURMET è ora disponibile, dopo i test operativi necessari, effettuati sin dai primi mesi del 2001, la versione a 32 bit (GOURMET32) che può operare sia in parallelo alla versione a 16 bit su piattaforme WIN 9x, sia autonomamente su piattaforme WIN 9x, NT, 2k e XP.

Mentre GOURMET è provvisto di manuale operativo cartaceo in formato .doc o .rtf, GOURMET32 è naturalmente dotato anche di help in linea in formato HTML (attualmente in fase di ultimazione).